소송 관련 정보 보존 통지서(소송 보존 통지): 기업이 반드시 지켜야 할 증거 보존 의무
기업이 소송, 정부 조사, 또는 규제 분쟁이 합리적으로 예상되는 상황에 놓이게 되면, 그 즉시 기업의 법적 의무는 중대한 변화를 맞이합니다. 그중에서도 가장 중요하지만 종종 간과되는 의무가 바로 증거 및 정보 보존 의무입니다.
이 의무의 핵심에 있는 문서가 소송 관련 정보 보존 통지서(Litigation Hold Letter), 즉 소송 보존 통지입니다. 소송 보존 통지를 적시에 발송하고 이를 철저히 이행하지 않을 경우, 기업은 법원으로부터 제재(sanctions), 불리한 추정(adverse inference), 금전적 벌금, 심지어는 패소 판결(default judgment) 까지 받을 수 있습니다.
본 글에서는 소송 보존 통지가 무엇인지, 언제 발송해야 하는지, 그리고 기업이 어떤 조치를 취해야 하는지를 살펴봅니다.
소송 관련 정보 보존 통지서란 무엇인가?
소송 관련 정보 보존 통지서란, 소송이 제기되었거나 제기될 가능성이 있는 경우, 임직원 및 관련 제3자에게 소송과 관련된 모든 문서 및 전자적 저장 정보(ESI)를 삭제·변경·폐기하지 말고 보존할 것을 공식적으로 통지하는 문서입니다.
소송 보존 통지의 목적은 다음과 같은 일상적인 정보 삭제 및 파기 절차를 즉시 중단시키는 데 있습니다.
이메일 자동 삭제
메신저 기록의 자동 소멸
백업 데이터의 덮어쓰기
종이 문서의 폐기
업무용 기기의 교체, 초기화, 재이미징
소송이 합리적으로 예상되는 시점 이후에도 이러한 행위가 계속될 경우, 고의가 없더라도 증거 훼손(spoliation of evidence) 으로 판단될 수 있습니다.
언제 소송 보존 통지를 해야 하는가?
소송 보존 의무는 소장이 접수된 이후가 아니라 그 이전에 발생합니다. 법원은 소송이 합리적으로 예상(reasonably anticipated) 되는 시점부터 증거 및 정보 보존 의무가 발생한다고 봅니다.
대표적인 예시는 다음과 같습니다.
요구서(demand letter), 내용증명, 경고장 수령
계약 분쟁이 단순 협상을 넘어 법적 분쟁으로 확대
소송으로 이어질 가능성이 높은 내부 고충 또는 신고 제기
정부기관의 조사, 감사, 질의 개시
데이터 유출, 산업재해, 제품 결함 등 분쟁이 예견되는 사건 발생
소장이 접수될 때까지 기다리는 것은 이미 보존 의무 위반으로 평가될 수 있습니다.
어떤 정보와 증거를 보존해야 하는가?
소송 보존 통지는 모든 잠재적으로 관련된 정보와 증거에 적용되며, 전자 자료와 종이 문서를 모두 포함합니다.
대표적인 보존 대상은 다음과 같습니다.
업무 관련 이메일 (개인 이메일 계정 포함)
문자 메시지 및 메신저 (Slack, Microsoft Teams, WhatsApp, 카카오톡 등)
워드, 엑셀, 프레젠테이션 파일
데이터베이스, CRM 및 내부 시스템
회계 및 재무 기록
계약서 및 각종 초안
일정표, 회의록, 메모
음성 메시지 및 통화 녹취
파일의 생성·수정·접근 기록 등 메타데이터
업무에 사용된 경우, 개인 소유 기기나 개인 계정에 저장된 정보 역시 보존 대상이 될 수 있습니다.
누구에게 소송 보존 통지를 해야 하는가?
소송 보존 통지는 관련 정보를 보유하고 있을 가능성이 있는 모든 사람에게 전달되어야 합니다.
임원 및 경영진
분쟁에 관여한 직원
인사(HR) 담당자
IT 관리자 및 시스템 운영자
외부 컨설턴트, 벤더, 서비스 제공업체
법원은 기업이 보존 대상자를 소극적으로 한정하지 않고, 합리적이고 적극적으로 식별했는지를 중요하게 판단합니다.
적절한 소송 보존 통지서에 포함되어야 할 내용
효과적인 소송 관련 정보 보존 통지서에는 다음 사항이 포함되어야 합니다.
분쟁 또는 조사에 대한 명확한 설명
보존해야 할 정보 및 자료의 범위
삭제·변경·파기 중단에 대한 명확한 지시
전자 정보와 종이 문서 모두에 적용됨을 명시
미이행 시 발생 가능한 법적 결과 안내
문의 담당자 지정
통지 수령 및 이해에 대한 서면 확인 요청
형식적이거나 모호한 안내는 충분한 보존 조치로 인정되지 않을 수 있습니다.
소송 보존 의무는 일회성이 아니다
소송 보존 통지는 한 번 발송하고 끝나는 절차가 아닙니다. 이는 사건이 종료될 때까지 지속되는 계속적 의무입니다.
기업은 다음과 같은 조치를 지속적으로 취해야 합니다.
보존 지침 준수 여부 모니터링
사안 변화에 따른 통지 내용 업데이트
신규 관련자 추가
IT 부서와의 협업을 통한 시스템 차원의 보존 조치
사건이 완전히 종료된 이후에만 보존 해제
법원은 통지의 발송 여부뿐 아니라, 실질적인 관리·감독이 이루어졌는지를 중점적으로 검토합니다.
증거 및 정보 보존 의무 위반의 결과
소송 보존 의무를 위반할 경우 다음과 같은 중대한 불이익이 발생할 수 있습니다.
법원의 금전적 제재
고비용의 포렌식 디스커버리 명령
배심원에 대한 불리한 추정 지시
증거 또는 방어권 제한
극단적인 경우 패소 판결
고의가 없더라도, 합리적인 조치를 취하지 않았다면 제재 대상이 될 수 있습니다.
중소기업에도 동일하게 적용된다
소송 관련 정보 보존 의무는 대기업뿐 아니라 중소기업에도 동일하게 적용됩니다.
오히려 법원은 중소기업의 경우 데이터 환경이 상대적으로 단순하다는 점을 이유로 더 신속하고 명확한 대응을 기대하는 경우도 많습니다.
변호사의 역할
소송 관련 정보 보존 절차는 법무, 경영진, IT 간의 긴밀한 협업을 요구합니다. 경험 있는 변호사는 다음과 같은 역할을 수행합니다.
정보 보존 의무 발생 시점 판단
법적으로 적절한 소송 관련 정보 보존 통지서 작성
보존 대상자 및 정보 범위 식별
e-Discovery 및 포렌식 업체와의 협업
증거 훼손 주장에 대한 방어
초기 단계에서의 법률 자문은 불필요한 분쟁과 비용을 예방하는 데 결정적인 역할을 합니다.
맺음말
소송 관련 정보 보존 통지는 선택 사항이 아닙니다. 소송이나 조사 가능성이 합리적으로 예상되는 순간부터 기업이 반드시 이행해야 하는 핵심 법적 의무입니다.
신속하고 체계적으로 대응하는 기업은 법적 리스크를 관리할 수 있지만, 이를 소홀히 하는 기업은 치명적인 결과에 직면할 수 있습니다.
면책 조항 (Disclaimer)
본 글은 일반적인 정보 제공 목적으로 작성된 것이며, 법률 자문을 구성하지 않습니다. 본 글을 읽는 것만으로 변호사-의뢰인 관계가 성립하지 않습니다. 증거 및 정보 보존 의무는 사안의 사실관계, 관할 법원, 산업 특성에 따라 달라질 수 있으므로, 실제 또는 잠재적인 소송·조사 상황에 처한 경우에는 반드시 자격 있는 변호사와 상담하시기 바랍니다.
